1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist: NORD Associates · Inhaber: Maximilian Hinz · Alte Kirchstraße 45 · 65428 Rüsselsheim · Deutschland · E-Mail: info@nord-associates.de
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu gehören beispielsweise Name, Kontaktdaten, berufliche Informationen, Bewerbungsunterlagen sowie technische Daten, die beim Besuch unserer Website anfallen. Welche Daten wir verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht, richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungsvorgang.
3. Bereitstellung und Hosting der Website
Unsere Website wird über Framer bereitgestellt. Anbieter ist: Framer B.V., Rozengracht 207B, 1016 LZ Amsterdam, Niederlande. Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Inhalte, Referrer-URL, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem sowie weitere technische Verbindungsdaten gehören. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit unserer Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und technisch zuverlässigen Bereitstellung unseres Internetauftritts. Soweit Framer personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Framer stellt hierfür ein entsprechendes Data Processing Addendum nach Art. 28 DSGVO bereit.
4. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten. Hierzu können insbesondere Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Angaben zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer beruflichen Tätigkeit sowie der Inhalt Ihrer Nachricht gehören. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In sonstigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und Kommunikation.
5. Terminvereinbarung über Microsoft Bookings
Für die Vereinbarung von Gesprächsterminen stellen wir einen externen Link zu Microsoft Bookings bereit. Microsoft Bookings ist Bestandteil von Microsoft 365. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Wenn Sie den entsprechenden Link aufrufen, verlassen Sie unsere Website und werden zu Microsoft Bookings weitergeleitet. Im Rahmen einer Terminbuchung können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Termindaten sowie weitere von Ihnen freiwillig bereitgestellte Informationen verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Organisation und Durchführung des von Ihnen gewünschten Gesprächstermins. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Terminvereinbarung der Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses dient. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Terminorganisation. Die Daten werden innerhalb der Microsoft-365-Infrastruktur bzw. Exchange verarbeitet. Microsoft stellt für seine Unternehmensdienste ein Datenschutz-Addendum zur Verfügung.
6. Datenverarbeitung im Rahmen unserer Personalberatung
NORD Associates erbringt Dienstleistungen im Bereich Personalberatung, Executive Search und Recruiting. Im Rahmen dieser Tätigkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten von Kandidaten und potenziellen Kandidaten, um geeignete Personen für konkrete Positionen zu identifizieren, anzusprechen, ihre beruflichen Profile zu bewerten, Recruitingprozesse durchzuführen und gegebenenfalls eine Vermittlung an unsere Auftraggeber zu ermöglichen. Dabei können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden: Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Angaben zum aktuellen und bisherigen Arbeitgeber, Position und beruflicher Werdegang, Ausbildung und Qualifikationen, fachliche Kenntnisse, Lebenslauf und sonstige Bewerbungsunterlagen, öffentlich zugängliche berufliche Informationen, Angaben zu beruflichen Interessen und Wechselmotivation, Gehaltsvorstellungen, Kündigungsfristen und Verfügbarkeit sowie Informationen aus Gesprächen und Korrespondenz im Rahmen eines Recruitingprozesses. Besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO erheben wir grundsätzlich nicht gezielt, es sei denn, dies ist für den jeweiligen Recruitingprozess erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig.
7. Bewerbungen und Initiativbewerbungen
Wenn Sie sich auf eine von uns betreute Position bewerben oder uns initiativ Ihre Unterlagen zur Verfügung stellen, verarbeiten wir die übermittelten Daten zur Prüfung Ihres Profils, zur Kommunikation mit Ihnen und zur Durchführung des jeweiligen Recruiting- oder Vermittlungsprozesses. Rechtsgrundlage ist je nach konkretem Sachverhalt insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie gegebenenfalls § 26 BDSG. Soll Ihr Profil unabhängig von einer konkreten Position für zukünftige passende Mandate gespeichert werden, erfolgt eine darüber hinausgehende Verarbeitung, soweit erforderlich, auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
8. Direktansprache und Recherche potenzieller Kandidaten
Im Rahmen von Executive Search und Personalberatung identifizieren wir auch Personen, die sich nicht selbst bei NORD Associates beworben haben. Hierzu können wir beruflich relevante Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen sowie beruflichen Netzwerken und Plattformen, insbesondere LinkedIn, Unternehmenswebsites und vergleichbaren beruflichen Quellen, verarbeiten. Dabei verarbeiten wir ausschließlich solche Daten, die für unsere Tätigkeit als Personalberatung und die Beurteilung einer möglichen beruflichen Eignung bzw. Kontaktaufnahme relevant sind. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Durchführung unserer Tätigkeit als Personalberatung und Executive-Search-Unternehmen sowie in der Identifikation und Ansprache potenziell geeigneter Kandidaten für konkrete oder ihrem beruflichen Profil entsprechende Positionen. Soweit personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben wurden, informieren wir die betroffene Person gemäß den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere Art. 14 DSGVO. Betroffene Personen können der auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützten Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen.
9. Kandidatenpool und Recruiting-Software Manatal
Zur strukturierten Verwaltung von Kandidaten, Bewerbungen und Recruitingprozessen nutzen wir Manatal. Im System können insbesondere Kontaktdaten, Lebensläufe, beruflicher Werdegang, Qualifikationen, Bewerbungsunterlagen, Gesprächsinformationen, Kommunikation sowie Informationen zum jeweiligen Recruitingprozess verarbeitet werden. Manatal verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag. Soweit wir Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen, ist NORD Associates Verantwortlicher und Manatal Auftragsverarbeiter. Die Verarbeitung durch Manatal erfolgt auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Manatal stellt außerdem Funktionen zur Verwaltung datenschutzrechtlicher Einwilligungen und Anfragen von Kandidaten bereit. Datenübermittlung in Drittländer: Manatal gibt aktuell an, seine Dienste auf Infrastruktur von Amazon Web Services in den Vereinigten Staaten zu betreiben. Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden und für den jeweiligen Empfänger kein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss besteht, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO. Der aktuelle Auftragsverarbeitungsvertrag von Manatal sieht hierfür insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vor.
10. Übermittlung von Kandidatendaten an Kunden
Im Rahmen unserer Personalberatung können personenbezogene Daten und berufliche Profile geeigneter Kandidaten an Unternehmen übermittelt werden, für die NORD Associates einen Recruitingauftrag durchführt. Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn hierfür eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage besteht. Vor der Übermittlung vollständiger Bewerbungsunterlagen oder personenbezogener Kandidatenprofile an einen konkreten potenziellen Arbeitgeber stimmen wir die Vorstellung des Kandidaten grundsätzlich mit diesem ab. Empfänger können insbesondere Unternehmen, Family Offices, Investmentgesellschaften und andere Auftraggeber von NORD Associates sein, für die wir Recruiting- oder Personalberatungsleistungen erbringen. Eine Weitergabe von Kandidatendaten zu sachfremden Werbezwecken oder ein Verkauf von Kandidatendaten findet nicht statt.
11. LinkedIn
Unsere Website enthält gegebenenfalls einen Link zu unserem Auftritt auf LinkedIn. Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum wird LinkedIn grundsätzlich betrieben durch: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Bei einem einfachen externen Link findet durch NORD Associates grundsätzlich keine Übermittlung personenbezogener Daten an LinkedIn allein aufgrund der Darstellung des Links statt. Erst wenn Sie den Link anklicken, wird eine Verbindung zu LinkedIn hergestellt. Für die anschließende Datenverarbeitung durch LinkedIn gelten die Datenschutzbestimmungen des Anbieters.
12. Cookies, Analyse und Marketing
Wir setzen zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine eigenen Analyse- oder Marketingdienste wie Google Analytics oder den Meta Pixel auf unserer Website ein. Soweit für den technischen Betrieb unserer Website Cookies oder vergleichbare Technologien erforderlich sind, werden diese ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen eingesetzt. Sollten wir zukünftig Analyse- oder Marketingtechnologien einsetzen, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren und, soweit gesetzlich erforderlich, vor der Verarbeitung eine Einwilligung über eine geeignete Consent-Management-Lösung einholen.
13. Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten können im Rahmen der beschriebenen Verarbeitungen insbesondere an IT- und Softwaredienstleister, Hostinganbieter, Kommunikationsdienstleister, Recruiting-Softwareanbieter sowie im Rahmen konkreter Recruitingprozesse an Auftraggeber von NORD Associates übermittelt werden. Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen vertraglich verpflichtet. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht, die betroffene Person eingewilligt hat oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
14. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Geschäftliche Korrespondenz und Vertragsdaten können entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert werden. Daten aus einem konkreten Recruitingprozess werden nach Abschluss des jeweiligen Prozesses gelöscht, sobald ihre weitere Speicherung nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder berechtigten Dokumentationsinteressen entgegenstehen. Werden Kandidatendaten mit Einwilligung für zukünftige Mandate in einem Kandidatenpool gespeichert, erfolgt die Speicherung bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis der Zweck der Speicherung entfällt. Die Erforderlichkeit der weiteren Speicherung wird regelmäßig überprüft.
15. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Rechtsgrundlage genannt ist, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere auf Grundlage von: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei einer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.
16. Ihre Rechte
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte: Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO, Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO sowie Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, kann diese gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an info@nord-associates.de wenden.
17. Widerspruchsrecht
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Nach einem berechtigten Widerspruch verarbeiten wir die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
18. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt. Sie können sich insbesondere an die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes wenden.
19. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation sowie unbefugtem Zugriff oder unbefugter Offenlegung zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung und dem jeweiligen Risiko überprüft und angepasst.
20. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich gesetzliche Anforderungen, unsere Datenverarbeitungsprozesse oder die von uns eingesetzten Dienste ändern. Stand: Oktober 2026